Servicii şi compartimente

COMPARTIMENTUL ADMINISTRATIV

Angajaţi

Berdie Emil

Coordonator

0259-414.926

Compartiment Achizitii Publice si Resurse Umane

Fâșie Dorel referent administrator
Pașca Cornel șofer
Olari Csilla îngrijitoare

 

Atributii din Regulamentul de organizare si functionare al Institutiei Prefectului - Judetul Bihor:

Art. 42 - Acest compartiment este departamentul de lucru al Prefectului care asigură buna funcționare a parcului auto și a spațiilor de lucru. Cuprinde un post de referent-administrator, unul de șofer și unul de îngrijitor.

Compartimentul se află în coordonarea managerului public.

 

COMPARTIMENTUL ADMINISTRATIV

A. Atribuții privind activitatea de administrare a patrimoniului instituţiei

Ocupantul postului de referent – administrator are următoarele atribuţii principale:

a. Gestionează mijloacele fixe şi obiectele de inventar din patrimoniul instituţiei, verifică periodic inventarul bunurilor, urmărind modificările din subinventare, în calitate de gestionar;

b. Verifică şi eliberează foile de parcurs pentru şoferi, numai după restituirea celor vechi, completate şi semnate la zi;

c. Eliberează bonurile de carburanţil şoferilor/utilizatorilor autovehiculelor instituției, numai după ce aceştia justifică bonurile primite şi consumate şi urmăreşte încadrarea în normele legale de consum;

d. Întocmeşte lunar centralizarea consumului de combustibil;

e. Propune-la solicitarea şoferilor/utilizatorilor- şi urmăreşte intrarea în reparaţii a autoturismelor, efectuarea la timp a reviziilor şi inspecţiilor tehnice;

f. Verifică reparaţiile efectuate la maşinile din dotare şi ţine evidenţa acestora, urmărind predarea pieselor uzate;

răspunde de aprovizionarea materială pentru o buna funcţionare a tuturor compartimentelor din cadrul instituţiei, în funcţie de solicitările acestora (referate);
organizează şi răspunde de asigurarea unui climat de muncă corespunzător în sediul prefecturii, din punct de vedere al conditiilor de lucru;
asigura aplicarea normelor de prevenire şi stingere a incendiilor în incinta Instituţiei Prefectului şi a spaţiilor adiacente, sub îndrumarea responsabilului P.S.I.;
răspunde de buna executare a lucrărilor de reparaţii şi întreţinere, de utilizarea raţională, de evidenţa imobilelor din patrimoniu, a instalaţiilor aferente şi a celorlalte mijloace fixe şi obiecte de inventar aflate în proprietatea şi/sau folosinţa prefecturii;
asigură respectarea actelor normative în vigoare privind normarea parcului auto;
urmăreşte buna funcţionare a autoturismelor aflate în dotarea instituţiei;
sesizează şeful ierarhic superior în legătură cu eventualele probleme ce apar în funcţionarea autoturismelor şi ia măsuri pentru remedierea acestora;
urmăreşte împreună cu personalul din subordine, respectiv conducătorii auto, realizarea întreţinerilor periodice, reparaţiilor curente şi capitale ale autoturismelor din dotare;
participă la efectuarea inventarierii periodice a mijloacelor fixe din dotare, declasarea şi clasarea lor;
asigură încheierea contractelor de energie electrică, apă, abonamente, telefon, alte prestări de servicii necesare bunei funcţionări a activităţii instituţiei;
Întocmeşte ori de câte ori este necesar situaţii de raportare solicitate de MAI, alte instituţii sau organizatii interesate în limitete competentei, privitoare la atributiile proprii.
Întocmeşte lunar situaţia orelor efectuate de către şoferi/utilizatori;
Controlează starea bunurilor din dotarea prefecturii şi, dacă este cazul, efectuează lucrări de întreţinere, în calitate de administrator al clădirii prefecturii;
Verifică activitatea îngrijitoarei privind atributiile acesteia;
Urmăreşte buna funcţionare a instalaţiilor de apă şi încălzire, urmărind consumurile de apă rece, apă caldă, energie electrică, energie termică şi face propuneri de eficientizare;
Înlocuieşte corpurile de iluminat, iar în cazul constatării unor defecţiuni la instalaţiile electrice, va întocmi referat pentru ca acestea să fie remediate de persoane autorizate;
Înlocuieste titularul postului de magazioner ori de câte ori se impune.
Întocmeşte actul de recepţie a obiectelor de inventar şi a mijloacelor fixe;
Participă la recepţia bunurilor din gestiune;
Ţine evidenţa asigurărilor obligatorii auto, a celor CASCO şi a verificărilor tehnice periodice pentru autovehiculele instituţiei.
Urmăreşte efectuarea asigurărilor auto obligatorii şi a celor facultative aprobate de prefect;
Urmăreşte efectuarea plăţii taxei de drum sau comunicarea scutirii pentru autoturismele în funcţiune;
Este responsabil la nivelul instituţiei cu privire la organizarea şi colectarea selectivă a deseurilor;
Studiază întreaga legislaţie din domeniu şi efectuează propuneri concrete cu privire la punerea ei în practică.
Rezolvă îndatoririle de serviciu prin colaborare cu celelalte compartimente din instituţie, atunci când sunt necesare şi alte cunoştinţe de specialitate.
Respectă, în mod obligatoriu, documentaţia privind Sistemul de control intern managerial, de P.S.I. si de securitate în muncă.
Administrează în mod eficient resursele materiale şi financiare;
Realizează un consum redus şi previne risipa de resurse naturale şi de energie;
Păstrează confidenţialitatea datelor şi informaţiilor la care are acces şi care constituie, potrivit legii, informaţii clasificate şi/sau nu pot fi date publicităţii.
Pentru neîndeplinirea atribuţiilor de serviciu ori comiterea de abateri se poate angaja răspunderea disciplinară, contravenţională, civilă sau penală, după caz.
Îndeplineşte orice alte atribuţii stabilite de conducerea instituţiei în limitele şi scopul postului.

B. Atribuții privind activitatea de conducere a autovehiculelor instituției

Șoferul are următoarele atribuții:

1. Asigură transportul prefectului în interesul serviciului, la solicitarea acestuia;

2. Asigură alte transporturi pentru instituţie, la solicitarea coordonatorului de compartiment, cu aprobarea Prefectului;

3. Răspunde de gestionarea şi întreţinerea autoturismului din dotare: verifică tehnic sumar autoturismul la fiecare plecare în cursă, verifică periodic valabilitatea poliţei RCA şi a talonului ITP, anunţând administratorul şi seful ierarhic expirarea acestora înainte cu min. 10 zile lucrătoare;

4. Răspunde de gestionarea şi utilizarea în condiţii legale a bonurilor valorice, care vor fi primite doar după justificarea consumului precedent prin foaia de parcurs, semnată şi completată la zi cu toate datele cerute de formular;

5. Răspunde de exactitatea datelor înscrise în foile de parcurs şi predarea acestora la termen;

6. Parchează autoturismul la locul stabilit de conducerea instituţiei după revenirea din cursă;

7. Înscrie în condica de prezenţă numărul ordinului de deplasare, pentru deplasările efectuate în altă localitate;

8. Urmăreşte şi răspunde de încadrarea în consumurile normate de combustibil şi piese de schimb;

9. Răspunde de efectuarea controlului medical periodic;

10. Răspunde de nesesizarea expirărrii reviziilor, precum și neefectuarea în termen a reviziilor şi inspecţiilor tehnice ale autoturismului din dotare, atunci când a fost programat;

11. Înştiinţează imediat administratorul şi şeful ierarhic, pentru a se lua măsurile de remediere, în cazul constatării defecţiunilor la sistemul de direcţie, frânare sau semnalizare a autoturismului din gestiune;

12. Predă altei persoane cheile autoturismului din dotare numai în cazuri extreme, pe bază de proces-verbal de predare-primire şi după anunţarea prealabilă a şefului direct;

13. Cheile şi documentele autoturismului se predau administratorului la plecarea în concediu sau în alte cazuri de indisponibilitate a soferului;

14. Cheile de rezervă ale autoturismelor din dotare se păstrează în casieria unității;

15. Efectuează orice cheltuială privind întreţinerea sau reparaţia autoturismului numai pe baza referatului de necesitate vizat CFP şi aprobat de conducerea instituţiei şi numai la societăţile cu care instituţia are încheiate contracte;

16. Predă administratorului parcului auto toate piesele de schimb înlocuite la reparaţii;

17. Răspunde de bunurile materiale aflate pe subinventar;

18. Studiază legislaţia din domeniu şi efectuează propuneri concrete cu privire la punerea ei în practică;

19. Rezolvă îndatoririle de serviciu prin colaborare cu celelalte compartimente din instituţie, atunci când sunt necesare şi alte cunoştinţe de specialitate;

20. Înlocuieşte titularul postui de administrator, în situaţia suspendării contractului de muncă sau la plecarea în concediul de odihnă a persoanei înlocuite;

21. Respectă, în mod obligatoriu, documentaţia privind Sistemul de control intern managerial, normele PSI, de securitate a muncii;

22. Administrează în mod eficient resursele materiale şi financiare;

23. Realizează un consum redus şi previne risipa de resurse naturale şi de energie;



Autovehiculele instituţiei pot fi conduse şi de alţi angajaţi ai instituţiei, nominalizați prin Ordin al Prefectului, după îndeplinirea conditiilor legale.


C. Atribuții privind activitatea de curățenie

Ocupantul postului de îngrijitor are următoarele atribuții:

1. Efectuează curăţenia în sectoarele repartizate astfel: spălarea geamurilor o dată pe trimestru, spălarea coridoarelor şi a holului de două ori pe săptămână (dacă se impune - mai des), aspirarea covoarelor şi mochetelor lunar, curățarea și dezinfectarea zilnică a grupurilor sanitare, realizarea curățeniei la Serviciul Pașapoarte-săptămânal;

2. Colectează selectiv şi depune în recipientele special destinate materialele refolosibile: hârtie, materiale plastice, sticlă etc.

3. Anunţă referentul-administrator înainte de umplerea recipientelor de colectare în vederea contactării firmei contractate de colectare a deșeurilor.

4. Efectuează curăţenie şi şterge praful, zilnic, pe mobilier, aparate telefonice, televizoare, birouri, scaune, oglinzi, etc;

5. Înlocuieşte materialele consumate de la grupurile sanitare: hârtie igienică şi săpun lichid de câte ori este nevoie;

6. Anunţă administratorul în cazul în care observă următoarele disfuncţionalităţi care trebuiesc remediate: clanţe şi/sau broaşte defecte, geamuri sparte, ferestre/uşi care nu se închid etanş, becuri/neoane arse, uscător de mâini defect, chiuvete înfundate, robinete defecte, vase de toaletă înfundate, garniturile uzate de la vasele de toaletă;

7. Răspunde de obiectele şi mijloacele fixe precum şi de materialele ce îi sunt puse la dispoziţie pentru efectuarea curăţeniei şi gospodărirea lor judiciasă şi economică;

8. Răspunde de utilizarea materialelor de curăţenie primite în mod eficient şi econom;

9. Respectă programul de muncă de 8 ore, cu un decalaj anterior de două ore.

10. Administrează în mod eficient resursele materiale şi financiare;

11. Realizează un consum redus şi previne risipa de resurse naturale şi de energie.

 

Emitent: Institutia Prefectului - judetul Bihor

Data: 31.08.2017

Verificat de: Emil Berdie