Servicii şi compartimente

COMPARTIMENTUL ACHIZIȚII PUBLICE ȘI RESURSE UMANE

Angajaţi

Berdie Emil

Coordonator

0259-414.926

Compartiment Achizitii Publice si Resurse Umane

Gherdan Daciana Consilier,responsabil achizitii publice
Pătcaș Ildiko Consilier,responsabil resurse umane

 

Atributii din Regulamentul de organizare si functionare al Institutiei Prefectului - Judetul Bihor:

Art. 41 - Acest compartiment este departamentul de lucru al Prefectului care asigură îndeplinirea sarcinilor ce îi revin în aplicarea legilor şi celorlalte acte normative cu privire la problemele de achiziții publice și resurse umane.

Compartimentul se află în coordonarea managerului public..

 

COMPARTIMENTUL ACHIZIȚII PUBLICE ȘI RESURSE UMANE

A. Atribuții privind activitatea de achiziții publice

Responsabilul cu achizitiile publice are următoarele atribuții:

1) Organizează procedurile legale în vederea achiziţionării de produse şi servicii și realizează toate achizițiile publice pentru instituție, în baza documentelor justificative.

2) se ocupă de elaborarea planului anual de achiziţii publice şi de realizarea în condiţiile legii a acestuia;

3) coordonează efectuarea inventarierii periodice a gestiunilor materiale şi băneşti, luând măsuri pentru recuperarea eventualelor pagube (minusuri, plusuri de gestiune).

4) Ţine evidenţa mijloacelor fixe şi a obiectelor de inventar: intrări, ieşiri, stoc

5) Conduce contabilitatea de gestiune a instituției.

6) asigură evidența contractelor instituției și calculul recuperărilor în baza protocoalelor (Politia de frontieră, D.E.P. Bihor, A.E.P., Imprimeria Naţională, RAAPPS, DRPCIV Bucuresti etc.).

7) operează în programul FOREXEBUG al Ministerului de Finanțe, conform metodologiei (bugete, angajamente, recepții, note de corecții, ajustări);

8) Raportează – prin rețeaua Intranet a MAI- contractele de telefonie, facturile lunare telefonie, situația lunară carburanță, situație lunară facturi, situație lunară a soldurilor.

9) Întocmește documentele necesare pentru recuperarea sumelor aferente concediilor medicale de la CASS Bihor si ANAF.

10) Ţine evidenţa mijloacelor fixe, a obiectelor de inventar și a materialelor: intrări, ieşiri, stoc.

11) Realizează procurarea de oferte pentru achiziţii şi prestaţii, în conformitate cu prevederile legale

12) Realizează selectări de oferte, conform legislaţiei în vigoare şi a procedurilor interne.

13) Vizează facturile cu “ Bun de plată”

14) Întocmeşte declaraţiile prevăzute de legislaţie la termenele indicate pentru diverse instituţii (D112, D205);

15) Efectuează demersuri pentru recuperarea cheltuielilor de utilităţi conform protocoalelor încheiate de instituţie

16) Elaboreaza programul anual de achizitii publice, pe baza necesitatilor si prioritatilor comunicate de compartimentele din cadrul Institutiei Prefectului, pe care il prezinta spre aprobare prefectului;

17) Completează registrul de achiziţii publice

18) Asigura, pe parcursul derularii intregului proces de achizitie publica, aplicarea principiilor care stau la baza atribuirii contractelor de concesiune de servicii: nediscriminarea operatorilor economici, garantarea tratamentului egal, recunoasterea reciproca, transparenta si integritatea procesului, proportionalitatea, eficienta utilizarii fondurilor publice, asumarea raspunderii

19) Asigura indeplinirea obligatiilor referitoare la publicitatea achizitiilor publice ale instituției, atât la demararea procedurii, cât și ulteriror, la finalizarea acestora (SEAP, internet etc.)

20) Participa la primirea, examinarea, selectia si evaluarea ofertelor de achizitii publice, stabilirea ofertei castigatoare precum si la intocmirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice sau servicii;

21) Constituie si pastreaza dosarele de achizitie publica, in conformitate cu prevederile legale in vigoare

22) Asigura transparenta informatiilor in ceea ce priveste procedurile de achizitii publice

23) Ţine evidenţa încasărilor din vânzarea plăcuţelor cu numere de înmatriculare de la Serviciul Permise şi Înmatriculări şi din taxe consulare pentru apostilarea documentelor.... ?!

24) Întocmeşte referate, răspunsuri la adrese în tehnoredactare

25) Elaborează caietul de sarcini sau a documentaţiei de atribuire , împreună cu grupul de lucru numit

26) Întocmeşte diverse situaţii/rapoarte legate de sfera de competenţă, solicitate de MAI

27) Înlocuieşte titularul postului de consilier cu probleme de resurse umane la plecarea în concediul de odihnă, concediu medical sau alte situaţii de indisponibilitate legală a persoanei înlocuite.

28) Respectă, în mod obligatoriu, documentaţia privind Sistemul de control intern managerial.

29) Administrează în mod eficient resursele materiale şi financiare;

30) Acţionează în mod responsabil faţă de mediu;

31) Asigură pe cât posibil refolosirea şi reciclarea materialelor şi eliminarea responsabilă şi în siguranţă a deşeurilor ce nu pot fi reciclate;

32) Păstrează confidenţialitatea datelor şi informaţiilor la care are acces şi care constituie, potrivit legii, informaţii clasificate şi/sau nu pot fi date publicităţii.

33) întocmeşte documente clasificate, repartizate de prefect sau coordonator, din domeniul logistic (raportări telefonie, parc auto, clădire etc).

34) accesează documente clasificate (state salarii)

35) accesează informatii clasificate cuprinse în dispozitii MAI (telefonie, dotări)

36) decriptează radiograme, conform procedurii interne.
 


B. Atribuţii privind activitatea de resurse umane

Responsabilul cu resursele umane are următoarele atribuții:

a. Planifică, organizează şi propune spre avizare activităţile de resurse umane;

Organizează şi coordonează procesul de recrutare şi selecţie de personal;
Întocmeşte şi răspunde de monitorizarea cheltuielilor de personal, situaţie care se transmite ordonatorului principal de credite în fiecare lună, precum şi pe trimestre;
Asigură anunţarea la A.J.O.F.M. a locurilor vacante, precum şi în presă şi la avizierul din incinta instituţiei;
Asigură organizarea concursurilor pentru ocuparea posturilor vacante din cadrul instituţiei prin aplicarea regulamentului de organizare şi desfăşurare a concursurilor stabilit de legislaţia în vigoare;
Asigură interpretarea corectă şi aplicarea politicilor de personal din instituţie;
Întocmeşte statele de personal şi le prezintă spre aprobare conducerii instituţiei;
Aplică legislaţia privind drepturile salariale pentru întreg personalul din instituţie;
Completează aplicaţiile electronice specifice relaţiilor de muncă;
Înregistrează toate actele la contractele individuale de muncă, conduce evidenţa concediilor de odihnă şi medicale, verifică pontajele;
Întocmeşte şi răspunde de documentaţia necesară privind încadrarea, transferul, promovarea, încetarea raporturilor de serviciu / de muncă şi alte mişcări de personal;
Întocmeşte şi răspunde de dosarele profesionale pentru funcţionarii publici şi dosarele de personal ale salariaţilor cu contract individual de muncă;
Comunică A.N.F.P., în termenul legal, orice modificare intervenită în situaţia funcţionarilor publici,
Păstrează confidenţialitatea datelor cu caracter personal;
Eliberează documente care să ateste activitatea desfăşurată de funcţionarii publici și personalul contractual, vechimea în muncă, în specialitate şi în funcţia publică;
Comunică cu M.A.I. prin întocmirea de situaţii privind problemele de personal – stat de funcţii, tabelul de promovări în grad pt. funcţionarii publici, suplimentări sau transformări de posturi etc.;
Urmăreşte rezolvarea în termen a adreselor şi situaţiilor cerute de organele centrale şi locale, care îi sunt repartizate;
Sprijină, prin expertiză, elaborarea de către conducerea instituţiei, a proiectelor de Regulamentului de organizare şi funcţionare şi Regulamentului intern;
Verifică prezența la programul de lucru a angajaţilor conform Condicii de prezență, și -în caz de absență-sesizează seful ierarhic al persoanei respective ;
Răspunde de elaborarea Planului anual de perfecţionare profesională, în baza propunerilor șefilor de structuri, precum şi a oricăror altor măsuri privind perfecţionarea profesională a funcţionarilor publici din cadrul autorităţii sau instituţiei publice, a Planului de ocupare a funcțiilor publice, pe care le supune aprobării conducătorului instituţiei şi asigură transmiterea acestora către A.N.F.P. sau, după caz, către ordonatorul principal de credite, conform legii;
Asigură consultanţă şi asistenţă funcţionarilor publici de conducere din cadrul instituţiei în stabilirea măsurilor privind formarea profesională a funcţionarilor publici din subordine;
Monitorizează aplicarea măsurilor privind formarea profesională a funcţionarilor publici din cadrul autorităţii sau instituţiei publice şi întocmește trimestrial un raport privind stadiul realizării măsurilor planificate;
Întocmește raportul anual privind formarea profesională a funcţionarilor publici din cadrul instituţiei publice;
Este responsabil de implementarea prevederilor legale privind declaraţia de avere şi de interese în cadrul instituţiei;
Completează şi înregistrează adeverinţele pentru salariaţii din cadrul instituţiei, la solicitarea acestora;
Studiază întreaga legislaţie din domeniu şi efectuează propuneri concrete cu privire la punerea ei în practică;
Rezolvă îndatoririle de serviciu prin colaborare cu celelalte compartimente din instituţie, atunci când sunt necesare şi alte cunoştinţe de specialitate;
Înlocuieşte titularul postului de casier, în situaţia suspendării contractului de muncă sau la plecarea în concediul de odihnă sau concediu medical a persoanei înlocuite;
întocmeşte, în condiţiile legii, organigrama pentru aparatul propriu al prefectului şi o supune aprobării;
întocmeşte proiectul statului de funcţii şi a statelor de personal, pe baza organigramei şi a legislaţiei privind salarizarea diferitelor categorii de personal din cadrul instituţiei şi le supune spre aprobare celor în drept;
întocmeşte şi actualizează, de câte ori este cazul, evidenţa funcţiilor şi funcţionarilor publici, a funcţiilor pe contract de muncă şi a contractelor de muncă;
întocmeşte, actualizează şi păstrează dosarele profesionale pentru salariaţii instituţiei;
colaborează cu Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici, întocmeşte şi supune aprobării celor în drept documentele privind avizarea, modificarea sau oricare alte situaţii care privesc funcţiile şi funcţionarii publici, în condiţiile legii;
efectuează lucrările legate de angajarea, transferarea, detaşarea sau încetarea raporturilor de de serviciu sau de muncă pentru personalul din aparatul propriu al prefectului;
păstrează fişele posturilor prezente în statul de funcţii şi fişele de evaluare a activităţii individuale a salariaţilor instituţiei, întocmite de către conducătorii celorlalte compartimente funcţionale ale instituţiei;
asigură respectarea şi aplicarea legislaţiei în vigoare privind salarizarea înalţilor funcţionari publici, a funcționarilor publici, a funcționarilor publici cu statut special şi a personalului contractual cu care instituţia are raporturi de muncă;
întocmeşte documentaţiile pentru stabilirea salariilor de baza ale personalului din aparatul propriu, ca urmare a aplicării majorărilor de salarii, precum şi a oricăror altor modificări intervenite în legislaţie şi le supune aprobării conducerii instituţiei;
întocmeşte documentaţia necesară şi proiectul ordinului prefectului de numire în funcţie a candidaţilor declaraţi admişi la concursurile organizate pentru ocuparea posturilor vacante;
asigură întocmirea, cu sprijinul celorlalte compartimente, a documentaţiei necesare organizării şi desfăşurării concursurilor pentru ocuparea posturilor vacante, asigură respectarea şi aplicarea legislaţiei în vigoare privind ocuparea funcţiilor publice şi funcţiilor contractuale;
asigură eliberarea legitimaţiilor tuturor salariaţilor;
întocmeşte, în colaborare cu celelalte compartimente, programarea anuală a concediilor de odihnă şi ţine evidenţa efectuării acestora;
urmăreşte modul de derulare a programului de perfecţionare pentru aparatul de specialitate al prefectului;
comunică persoanelor interesate ordinele cu caracter individual;
asigură evidenţa rezerviştilor angajaţi în cadrul Instituţiei Prefectului aflaţi în evidenţa Centrului Militar, care pot fi mobilizati la locul de muncă;
exercită atribuţii potrivit Legii nr. 161/2003 privind conflictul de interese şi regimul incompatibilităţilor în exercitarea demnităţilor publice şi funcţiilor publice;
înregistrează şi păstrează declaraţiile de interese ale funcţionarilor publici şi declaraţiile de avere ale funcţionarilor publici şi personalului contractual din cadrul instituţiei;
răspunde de rezolvarea reclamaţiilor, sesizărilor şi conflictelor de muncă care cad în competenţa responsabiluluicu resursele umane.
Respectă documentaţia privind Sistemul de control intern managerial ;
Administrează în mod eficient resursele materiale şi financiare;
întocmeşte documente clasificate, repartizate de prefect sau coordonator, din domeniul resurse umane.
Asigură gestiunea legitimatiilor de serviciu.
Decriptează radiograme, conform procedurii interne.
Acţionează în mod responsabil faţă de mediu;
Asigură pe cât posibil refolosirea şi reciclarea materialelor şi eliminarea responsabilă şi în siguranţă a deşeurilor ce nu pot fi reciclate;
Păstrează confidenţialitatea datelor şi informaţiilor la care are acces şi care constituie, potrivit legii, informaţii clasificate şi/sau nu pot fi date publicităţii. Are obligaţia de a păstra confidenţialitatea datelor şi informaţiilor la care are acces, atât în interiorul cât şi în afara instituţiei, atât în timpul programului de lucru, cât şi în afara acestuia, precum şi la încetarea raporturilor de serviciu.
Îndeplineşte orice alte atribuţii stabilite de conducerea instituţiei în limitele şi scopul postului.
Pentru neîndeplinirea atribuţiilor de serviciu ori comiterea de abateri se poate angaja răspunderea disciplinară, contravenţională sau penală, după caz.

 

Emitent: Institutia Prefectului - judetul Bihor

Data: 31.08.2017

Verificat de: Emil Berdie